【社員への説明と教育】
入退室の管理システムを新たに導入し利用を始める際に大切なのが社員への説明と教育です。入退室の管理システムを導入する場所などは企業によって異なります。例えば社内の会議室に管理システムを導入したとしましょう。
その会議室が社内の誰もが使用する可能性のある部屋である場合、なぜその会議室にシステムを導入することになったのか、そしてどうやって利用するのか社員に説明することは重要です。入退室の管理システムをスムーズに運用するためには、事前に社員へ使用方法などをしっかりと説明し正しく理解してもらうことが必要になります。
【運用ルールの確認】
よくある問題の一つに共連れで入退室してしまうという問題があります。共連れというのは、誰か一人が管理システムの認証で開錠した際にドアが閉まりきらない間に複数の人間が認証を受けずに入退室してしまうことです。
この共連れを行ってしまうと管理システムの認証を受けた方の入退室記録は残り、共連れで入退室した方の記録は残りません。つまり不正侵入があった場合でも記録に残らないためわからないということです。
GuestCoolは、来訪者の共連れが発生しないように管理ができます。また、来訪されたお客様の入退館ステータスにより、災害時におけるお客様への迅速な誘導をサポートいたします。自社のオフィスにお客様が何人滞在しているのか、連絡先など、正しく登録され正しく入館手続きがされていれば、管理者側で把握が可能です。